Top 9 Thiết Bị Văn Phòng Cần Thiết – Cách Quản Lý Sử Dụng

Không biết bạn đã nắm trong tay danh sách các thiết bị văn phòng cần thiết cho công ty của bạn hay chưa? Nếu chưa, thì hãy theo dõi ngay bài viết này xem chúng là những gì và cách quản lý trang thiết bị văn phòng như thế nào nhé!

Thiết bị văn phòng sẽ bao gồm 3 loại: văn phòng phẩm, máy móc văn phòng và nội thất văn phòng. Mỗi loại sẽ cần những thiết bị hữu dụng nào nhỉ?

4 Thiết Bị Văn Phòng Phẩm Cần Có

Bút văn phòng vô cùng quan trọng

Bút văn phòng là đồ vật rất quan trọng với từng nhân viên trong công ty và nhu cầu sử dụng cũng vô cùng lớn.

Chúng bao gồm nhiều loại với các chức năng khác nhau: bút mực, bút chì, bút bi, bút dạ, bút nhớ, bút màu, bút laser, bút xóa….Tất cả đều cần thiết ở từng hoàn cảnh khác nhau.

Bút là công cụ ghi chép luôn cần có ở bên mỗi nhân viên và cả các sếp và giám đốc

Giấy văn phòng – thiết bị văn phòng phẩm được sử dụng nhiều  

Giấy văn phòng có nhiệm vụ để lưu trữ các thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Mặc dù công nghệ phát triển thì không thể phủ nhận vai trò của giấy văn phòng.

• Giấy A4: dùng photo, in ấn, lưu trữ (văn bản cuộc họp, hợp đồng…)
• Giấy bìa màu: Kẹp bên ngoài khi bạn muốn in thành quyển lớn
• Phiếu thu – chi, hóa đơn,…: Đều có sẵn rất thuận lợi cho các công việc của công ty bạn
• Giấy note: Phục vụ nhắc nhở các thông báo quan trọng và những việc cần làm ngay.

Sổ văn phòng

Nếu như đã có bút và giấy thì cũng không thể không cần đến những cuốn sổ văn phòng. Đặc biệt là đối phòng ban kế toán và nhân sự.

Giấy trắng mực đen cũng là một trong cách mà các công ty quản lý đúng nhân sự. Sổ văn phòng sẽ giúp ghi chép chính xác và có xác nhận của hai bên cho mọi vấn đề phân công nhiệm vụ. Ngoài ra, chúng còn là cuốn sổ rất hữu ích trong những lần di chuyển mà cần ghi nhớ ý tưởng.

Sổ giúp ghi chép lưu trữ thông tin và là cuốn sổ cá nhân ghi những điều mà cá nhân của từng nhân viên mong muốn

Bìa kẹp tài liệu – thiết bị văn phòng phẩm đặc trưng

Bìa kẹp giúp các giấy tờ, hồ sơ được lưu trữ chuyên nghiệp. Đặc biệt, nó hữu ích cho những lần gặp đối tác, khách hàng và là điểm cộng cho họ.

Các nhân viên khi sử dụng nó đối với cấp trên của mình cũng thể hiện được sự tôn trọng và phong cách làm việc chuyên nghiệp.

Điểm danh 5 thiết bị, máy móc văn phòng hay dùng nhất

Công nghệ hiện đại kéo theo sự xuất hiện của rất nhiều các loại máy phục vụ cho nhu cầu của công ty hay doanh nghiệp. Chúng giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc.

Máy photo – scan – in

Đây là 3 loại máy không thể thiếu ở các văn phòng bởi tính ứng dụng và vai trò của nó. Nhu cầu lớn về việc in ấn hàng ngày tất cả các giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng, mẫu thiết kế,….Tất cả đều cần ngay tức thì và không thể chạy ra bên ngoài để in, sẽ chậm trễ việc cho công ty.

Thêm vào đó, việc photo lẻ bên ngoài sẽ tốn chi phí của công ty. Khi có máy sẽ giúp công ty vừa tiện vừa tiết kiệm.

Máy photo giúp có ngay những tài liệu quan trọng và cấp thiết, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Máy hủy giấy

Máy hủy giấy ra đời với chức năng cắt giấy thành nhiều mảnh vụn nhằm hủy tất cả các tài liệu mật của công ty, để đảm bảo thông tin không được luồn ra ngoài.

Máy chấm công – thiết bị văn phòng hiện đại và cần thiết

Thay vì chấm công bằng giấy máy móc như trước kia thì máy chấm công hiện nay ra đời giúp tạo ra được nhiều lợi ích cho công ty.

Một doanh nghiệp thường có rất nhiều bộ phận và có số lượng nhân viên lớn nên kiểm soát khá khó. Máy chấm công sẽ giúp kiểm soát được thời gian đi và về của nhân viên theo từng ngày và có thể hỗ trợ thống kê hiện đại danh sách mà không cần quá nhiều công sức.

Máy chấm công sẽ nhận thông tin nhân viên qua dấu vân tay. Nhân viên sẽ được lấy vân tay trước và mỗi ngày khi nhân viên đưa tay vào là máy có thể nhận diện được đó là ai và kiểm soát, chấm công được cho nhân viên.

Đây là một trong những thiết bị văn phòng tiện ích và thông minh. Giúp đơn giản hóa quản lý nhân sự và có thể dễ dàng kiểm soát được thời gian làm việc của nhân viên.

Máy chấm công kiểm soát tốt nhất giờ giấc đi và về của mọi nhân viên ở tất cả các phòng ban

Máy đóng sách

Đối với những thông tin cần đóng quyển thì máy đóng sách là thiết bị cần thiết. Việc đóng vô thành sổ hoặc tập sẽ giúp dễ dàng tìm kiếm dữ liệu và dễ quản lý. Không gian văn phòng cũng trở nên đẹp mắt hơn.

Máy chiếu – thiết bị văn phòng tại các phòng họp

Máy chiếu chắc hẳn không còn xa lạ vì tính hữu ích của nó trong các bài thuyết trình. Trường học hay văn phòng đều rất cần nó. Máy chiếu các hình ảnh và chữ sắc nét giúp tăng hiệu quả cho các buổi thuyết trình, thuyết phục đối tác.

Máy chiếu vô cùng cần thiết cho các cuộc họp và những lần gặp gỡ trao đổi dự án với các đối tác

Nột thất văn phòng gồm những gì?

Ngoài văn phòng phẩm và máy móc văn phòng thì cũng không thể thiếu được nội thất. Bao gồm:

• Bàn: Bàn họp, nhân viên, trưởng phòng, giám đốc, lễ tân, bàn đơn, bàn chữ L,…
• Ghế: Ghế xoay, ghế băng, ghế làm việc…
• Tủ: tủ đồ cá nhân, tủ trang trí, tủ trưng bày…

Quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng

Khi đã có đầy đủ các thiết bị, bạn cũng cần nắm rõ các thông tin về quy trình quản lý thiết bị văn phòng để đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Yêu cầu đối với người quản lý

Người quản lý cần sử dụng các trang thiết bị đảm bảo:

• Phù hợp kế hoạch phát triển của doanh nghiệp
• Xác định chi tiết các đối tượng quản lý và chủ thể sử dụng
• Cần gắn với trách nhiệm cá nhân

Thủ trưởng sẽ có các trách nhiệm dưới đây:

• Bố trí các trang thiết bị hợp lý
• Bố trí người quản lý sử dụng và theo dõi các thiết bị
• Lập sổ sách và lưu giữ tất cả hồ sơ biên bản của việc giao nhận các thiết bị văn phòng
• Thanh lý các thiết bị không sử dụng nữa
• Nghiên cứu kĩ để đảm bảo các loại máy móc thiết bị được sử dụng đúng định mức và tiêu chuẩn
• Tuyệt đối không tự ý cho, tặng thiết bị của cơ quan hoặc vận chuyển đi các phòng ban mà không báo cho người có thẩm quyền

Người quản lý phải đảm bảo kiểm soát, bố trí đúng theo định hướng và hình ảnh của công ty, có quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng chi tiết để hoạt động hiệu quả

Yêu cầu dành cho người sử dụng các thiết bị văn phòng

Mỗi nhân viên cần có các trách nhiệm khi sử dụng sau đây để đảm bảo độ bền và sử dụng đúng mục đích:

• Bảo quản, gìn giữ thiết bị tiết kiệm, lâu bền và hiệu quả
• Thông báo kịp thời khi xảy ra các tình trạng hư hỏng
• Báo cáo ngay nếu xảy ra các tình trạng mất mát hoặc biến động
• Bảo quản các tem đã kiểm kế dán trên mỗi thiết bị khi sử dụng

Bài viết trên đây đã giúp bạn có thể mua được đủ các thiết bị cần thiết và cách vận hành quản lý thật tốt! Nếu bạn đang không biết mua chúng ở đâu thì liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nhé! Chúng tôi chuyên cung cấp các thiết bị với giá sỉ – giá thành cạnh tranh trên thị trường.